Política de tratamiento de datos personales de Batch House

Versión 1.0 · 15 de octubre de 2026. Rige desde su publicación en batchhouse.studio.

Esta política explica qué datos personales recogemos en Batch House, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes conocerlos, corregirlos o pedir que los borremos. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Quién es el responsable de tus datos

Responsable: Batch House S.A.S., sociedad por acciones simplificada inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Correo electrónico: hola@batchhouse.studio
Teléfono y WhatsApp: +57 301 248 0800
Sitio web: batchhouse.studio

2. Definiciones

Para entender esta política:

Dato personal: cualquier información que identifique o permita identificar a una persona natural.
Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
Tratamiento: cualquier operación sobre los datos, como recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, Batch House.
Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
Transmisión: envío de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos a otro responsable.

3. Principios que aplicamos

Tratamos los datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, como lo exige el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En la práctica, esto quiere decir que solo pedimos los datos que necesitamos, los usamos solo para lo que te informamos y no los vendemos, alquilamos ni cedemos a nadie.

4. Qué datos tratamos, de quién y para qué

4.1 Personas que nos escriben o visitan el sitio

Datos: nombre, nombre del negocio, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, ciudad, qué vende el negocio, por qué canales vende, cómo se enteró de nosotros y el contenido de los mensajes que nos envíe. Finalidades:

Responder la solicitud y agendar conversaciones o diagnósticos.
Preparar y enviar propuestas comerciales y hacerles seguimiento.
Enviar información sobre los servicios, contenidos o novedades de Batch House, solo si la persona lo autorizó de forma separada. Puede dejar de recibirla en cualquier momento.
Medir de dónde llegan los contactos para mejorar nuestro sitio y nuestra comunicación.

4.2 Clientes y sus contactos

Datos: nombre e identificación del cliente o de su representante legal; datos de contacto de las personas del negocio con las que trabajamos; datos de facturación (razón social o nombre, NIT o número de identificación, dirección, correo para factura electrónica); información de pagos. Finalidades:

Celebrar y ejecutar el contrato: diagnósticos, proyectos y acompañamiento mensual.
Comunicarnos durante el proyecto, coordinar entregas y aprobaciones.
Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
Medir los resultados del trabajo con las métricas acordadas.
Publicar el trabajo realizado, el nombre del cliente o un testimonio como parte de nuestro portafolio, únicamente con autorización expresa y por escrito del cliente para cada caso.

4.3 Información del negocio entregada para un diagnóstico

En el diagnóstico completo, el cliente nos entrega información de su negocio, como ventas por producto y canal, costos, márgenes, listas de precios y, en algunos casos, información de su base de clientes. Cuando el negocio pertenece a una persona natural, parte de esta información puede ser dato personal de carácter financiero. Finalidad: exclusivamente elaborar el diagnóstico, la línea base y las propuestas para ese cliente, y medir después los resultados del trabajo contratado. Esta información se recibe con un acuerdo de confidencialidad firmado, se guarda en la carpeta del cliente con acceso restringido y no se usa para ningún otro fin. Nunca se publica, ni siquiera de forma parcial, salvo autorización escrita del cliente.

4.4 Datos de terceros que tratamos por cuenta de nuestros clientes

En algunos servicios trabajamos con datos personales que pertenecen a las bases de datos de nuestros clientes, por ejemplo los comentarios y mensajes de los seguidores en las redes sociales del cliente, o las listas de clientes que nos entregan para un análisis. En esos casos, el responsable de esos datos es nuestro cliente y Batch House actúa como encargado: los trata solo según las instrucciones del cliente, solo para el servicio contratado, con confidencialidad, y no los usa para fines propios. Las cuentas y bases de datos siguen siempre a nombre del cliente.

4.5 Colaboradores de la red y aspirantes

Datos: nombre, ciudad, celular, correo, enlace al portafolio, especialidades, herramientas, nivel de inglés, disponibilidad, preferencias de trabajo, tarifas, forma de cobro, medio de pago, documento de identificación, RUT y datos bancarios para los pagos. Finalidades:

Evaluar el perfil y decidir qué trabajos ofrecer a cada persona.
Asignar encargos, celebrar los contratos por entregable y pagar lo acordado.
Cumplir obligaciones contables y tributarias, como retenciones y soportes de pago.
Llevar un registro interno de entregas, plazos y calidad para organizar el trabajo.
Mostrar los trabajos realizados en el portafolio de Batch House con el crédito “Red Batch House”, sin nombre individual, únicamente con autorización escrita del colaborador y del cliente.

4.6 Proveedores, aliados y personas que nos refieren clientes

Datos: nombre, datos de contacto, identificación, datos de facturación y de pago. Finalidades: gestionar la relación comercial, solicitar y pagar productos o servicios, y pagar las comisiones por referidos acordadas.

4.7 Navegación en el sitio

Cuando visitas batchhouse.studio se pueden recoger datos técnicos como la dirección IP, el tipo de dispositivo y navegador, las páginas visitadas y el origen de la visita, mediante cookies y herramientas de medición. El detalle está en la Política de cookies de este sitio.

5. Datos sensibles y de menores de edad

Batch House no solicita datos sensibles, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual o datos biométricos. Si en algún caso fuera necesario tratarlos, informaremos que la respuesta es facultativa, explicaremos la finalidad y pediremos autorización expresa. Ninguna actividad estará condicionada a que el titular entregue datos sensibles.

Nuestros servicios están dirigidos a negocios y no recogemos de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes. Si llegara a ser necesario, se hará respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal.

6. Cómo obtenemos la autorización

Pedimos la autorización a más tardar en el momento de recoger los datos, por escrito, de forma electrónica (por ejemplo, la casilla de autorización del formulario de contacto o del formulario de colaboradores) o mediante conductas inequívocas, como escribirnos por WhatsApp o correo después de conocer el aviso de privacidad. El silencio nunca se entiende como autorización. Guardamos prueba de las autorizaciones.

No se requiere autorización cuando la ley lo exceptúa, por ejemplo para datos de naturaleza pública, por orden de autoridad competente o para cumplir obligaciones legales.

7. Con quién compartimos los datos

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales. Solo los compartimos, en la medida estrictamente necesaria, con:

Colaboradores de la red de Batch House que ejecutan un proyecto: reciben únicamente la información necesaria para hacer su trabajo, bajo un contrato con obligación de confidencialidad, y no la pueden usar para fines propios.
Proveedores de tecnología que nos prestan servicios de alojamiento del sitio y del correo, almacenamiento en la nube, formularios, mensajería, productividad e inteligencia artificial, y que tratan los datos por cuenta nuestra.
Profesionales que nos asesoran, como la contadora y abogados, bajo deber de confidencialidad.
Entidades financieras y de pago, para recibir y hacer pagos.
Autoridades como la DIAN u otras autoridades competentes, cuando la ley lo exija o lo ordenen.

Cuando compartimos datos con un encargado, lo hacemos bajo un contrato o unas condiciones que lo obligan a tratarlos solo para la finalidad autorizada, a mantenerlos seguros y a guardar confidencialidad, como lo exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

8. Datos guardados fuera de Colombia

Algunos de nuestros proveedores de tecnología guardan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en países de la Unión Europea. Estos países cuentan con un nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017). Cuando no sea así, la transmisión se hará bajo un contrato que garantice la protección de los datos, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

9. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: acceso restringido a las carpetas de cada cliente, cuentas protegidas con contraseñas robustas y verificación en dos pasos, acuerdos de confidencialidad con clientes y colaboradores, y el uso de accesos delegados a las cuentas de los clientes en lugar de sus contraseñas personales.

10. Tus derechos como titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
Ser informado, si lo pides, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber presentado tu consulta o reclamo ante nosotros.
Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

11. Cómo ejercer tus derechos

Quién atiende: la dirección de Batch House S.A.S. es el área encargada de atender consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales.

Por dónde: escribiendo a hola@batchhouse.studio con el asunto “Datos personales”, o por WhatsApp al +57 301 248 0800. El servicio es gratuito.

Qué debes enviar: tu nombre completo, tu número de identificación o el de tu negocio, la descripción de lo que pides, un medio para responderte y, si es un reclamo, los documentos que quieras hacer valer. Si actúas a nombre de otra persona, debes acreditar que la representas.

Consultas (para conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.

Reclamos (para corregir, actualizar o borrar datos, revocar la autorización o denunciar un posible incumplimiento): respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe. Si no es posible responder en el plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más. Mientras se resuelve, el dato se marcará como “reclamo en trámite”.

La revocatoria de la autorización y la supresión de datos no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, por ejemplo la información de facturación.

12. Cuánto tiempo guardamos los datos

Contactos y prospectos que no se volvieron clientes: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que pidas antes que los borremos.
Clientes, colaboradores y proveedores: mientras dure la relación y, después, por el tiempo necesario para atender reclamaciones y cumplir obligaciones legales. Los documentos contables, como facturas y soportes de pago, se conservan por diez (10) años, como lo exigen el Código de Comercio y la Ley 962 de 2005.
Información del negocio entregada para un diagnóstico: mientras dure la relación comercial con el cliente y hasta dos (2) años después, para poder comparar resultados, salvo que el cliente pida antes su eliminación.
Datos de terceros tratados por cuenta de un cliente: mientras dure el servicio; al terminar, se devuelven o se eliminan según la instrucción del cliente.

Pasados esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

13. Cambios a esta política

Si hacemos cambios sustanciales a esta política, los publicaremos en este sitio antes de aplicarlos y, si cambian las finalidades, pediremos una nueva autorización. La versión vigente siempre es la publicada en batchhouse.studio.

14. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos de Batch House estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades aquí descritas y durante los plazos de conservación de la sección 12.